Segreteria
La responsabilità della Segreteria è affidata al Segretario Generale, nello specifico il Consigliere Giuseppe Balducci, il quale ha il compito di coordinare il materiale per l’esame dei problemi della categoria, cercando di raccogliere notizie e intrattenere con gli altri uffici quei rapporti che si rendessero necessari per l’espletamento dei compiti dell’Associazione.
Nell’ambito dell’erogazione delle attività, la Segreteria interviene negli aspetti di carattere organizzativo e tecnico per il monitoraggio e buon funzionamento delle attività stesse dell’Associazione.
Nell’espletamento dei suoi compiti il Segretario Generale si avvale della collaborazione operativa della Coordinatrice di Segreteria, la sig.ra Marcella Aufieri.
La Coordinatrice di Segreteria supporta le attività che si svolgono in ufficio e si occupa sia di compiti relativi all’organizzazione delle attività interne (back-office), sia di ciò che concerne il contatto con l’esterno e le relazioni col pubblico ( front-office).
Nella maggior parte delle situazioni le due attività di segreteria si intersecano fra di loro in quanto strettamente legate.
Entrando nello specifico la Segreteria Operativa si occupa delle seguenti mansioni:
- Gestione delle email e della posta cartacea in entrata e in uscita
- Gestione di archivi di documenti
- Registrazione dei rinnovi associativi. Nello specifico: controllo dell’avvenuto versamento della quota associativa, trascrizione dei dati nell’archivio associativo, nel sistema informatico del sito di Fimaa Italia e del sito di Fimaa Bari, con costante aggiornamento dei dati.
- Informare il Consiglio Direttivo circa le nuove richieste di iscrizione all’Associazione e conseguente comunicazione dell’esito ai richiedenti; in seguito alla loro formalizzazione provvede alla registrazione come per i rinnovi.
- Rispondere alle telefonate degli Associati e non, fornendo informazioni di varia natura, indicando, nell’eventualità, il consigliere responsabile della specifica Commissione
- Gestione delle comunicazioni riservate agli Associati, sia che si tratti di newsletter di nuove normative, sia di eventi organizzati dall’Associazione a scopo di aggiornamento professionale delle normative stesse, che di corsi di formazione. Fino alla pubblicizzazione di eventi puramente di convivio associativo.
- Aggiornamento regolare del sito www.fimaabari.it, della pagina Facebook e del gruppo Facebook legato alla pagina stessa.
- Costante monitoraggio del servizio Visure Catastali/Ipotecarie riferito nello specifico al deposito castelletto di ogni associato abilitato al servizio, con lettura delle visure effettuate da ciascuno sul sito dell’Agenzia dell’Entrate. E conseguente relazionamento circa la propria situazione contabile.
- Nonostante la maggior parte dei contatti avviene telefonicamente o a mezzo mail, spesso la Segreteria Operativa si occupa anche dell’accoglienza di Associati e non che si recano presso l’ufficio (attività di reception)
- In sede di corsi di formazione o eventi, la Segreteria Operativa si occupa di coordinare le iscrizioni dei partecipanti prima, e dell’accoglienza degli stessi nella data prestabilita. In seguito aggiorna l’archivio dei reali partecipanti.
- La Segreteria Operativa collabora inoltre con i colleghi della Confcommercio di Bari nella pubblicizzazione e iscrizione del corso di formazione propedeutico all’Attività di Agente Mediatore
- Sempre con i colleghi di Confcommercio fa da tramite con gli associati nel periodico aggiornamento dei requisiti richiesto dalla C.C.I.A.A. di Bari
- In caso di necessità La Segreteria agevola gli Associati con l’invio di documentazione utile all’espletamento di pratiche burocratiche (vedi l’eventuale copia conforme del certificato assicurativo, per completare la Scia, ai nuovi associati). Al tempo stesso è di aiuto, per chi ne ha la difficolta, nel reperire il certificato assicurativo originale dal sito www.fimaa.it
- Per quanto riguarda l’aspetto amministrativo dell’Associazione, la Segreteria Operativa coadiuva con il Tesoriere e il Consulente fiscale, circa la situazione contabile stessa dei rinnovi associativi e dei castelletti per le visure catastali.
Si ricorda che la Segreteria Operativa osserva i seguenti giorni e orari di apertura: martedì, giovedì e venerdì dalle ore 9.00 alle ore 13.00, e si invita a contattarla al numero telefonico 080/5026345, all’indirizzo mail info@fimaabari.it o al numero whatsapp 392/2255032.
La coordinatrice di segreteria avrà modo di agevolare le vostre necessità.
